5 елемента на докладите по прогреса

Като проектови ръководители се налага да докладваме не един и два пъти за развитието на проектите. Но за съжаление точно в тези срещи се разкрива една често срещана слабост-неумението да изразяваме мнението си, да се аргументираме и да следваме стандартизиран ред на провеждане на срещите за докладване на прогреса на проекта. С две думи точно в тези срещи се показва умението или неумението на проектовия ръководител да комуникира.

В настоящата статия ще се спра на пет важни елемента от докладването на развитието на проекта:

1.      Актуално състояние на проекта: Нужно е да се отбележат актуалното състояние на задачите спрямо планираните такива, % на завършеност и актуалните спрямо планираните разходи. Също така трябва да се подчертаят все още валидните рискове, промените и повдигнатите въпроси през съответния период. Важно е да се подчертаят нужните действия от клиента. Също така трябва да се засегнат очакваните продължителност на проекта, очакваните разходи и нужните ресурси. Това предвиждане трябва да се прави колкото е възможно най-точно, но никога оптимистично-по-добре е да се предвижда песимистично.

2.    Завършване на работите: Редовно трябвя да се показва на клиента прогреса на работите спрямо основния график, като се отбелязват процентното завършване на всяка работа. Копие от така актуализирания график трябва да влезе в доклада, така че клиентът да може да навлезе в съответните детайли, от които се интересува. Целта е проектът да се превърне в отворена книга за клиента, така че той да се чувства сигурен, което би допринесло за така необходимата подкрепа, която всеки проектов ръководител търси от своя клиент.

3.      Важни моменти в графика: Те са от огромно значение, тъй като показват завършването на основни етапи или постигането на важни цели на проекта. По същия начин като в предишната точка трябва да се докладва процента на завършеност и предвиждането относно крайните дати. Да не забравяме, че отбелязването на успешното завършване на тези основни етапи е удобен момент за поздравяване на екипа, което допринася за изграждането на културата му.

 

4.     Получаване на помощ: Бъдете честни в своите доклади към клиента. По-добре признайте за проблемите, отколкото да ги прикривате. Ако изоставате от графика и се нуждаете от помощ, незабавно я потърсете. Дефинирайте точно какво искате. Не трябва да се страхувате. И запомнете, че най-доброто време за получаване на помощ е преди момента, в който наистина ще се нуждаете от нея. По този начин ще получите резерв, защото винаги минава време преди да получите помощта.

5.   Единствена версия на истината: Проблемите, които поднасяте на клиента трябва да се представят по същия начин и на екипа на проектовия ръководител, ако искате членовете на екипа да бъдат мотивирани да поправят проблема.