СРЕЩИ ЗА ОТЧИТАНЕ НА ПРОГРЕСА

Характерно за тези срещи е, че в повечето случаи се организират без план, протичат хаотично и губят страшно много време на много ресурси. Опитайте се да пресметнете съотношението ефект/стойност от една среща и ще бъдете изненадани от резултата. Напоследък наблюдавам, че участниците в срещите са доста озадачени от един по-различен начин, който използвам, за да провеждам срещите по отчитане на прогреса и по-скоро от стандартизираното им провеждане. Бих искал да коментирам стандартните области, които засягам и които се нуждаят от вниманието на проектовия ръководител, за да бъде той наистина ръководител на проекта.

1. Прогрес на работите

Независимо с каква честота се провеждат срещите, те би трябвало да започват с преглед как се движи проекта по отношение на основния график. Тук е мястото да отбележим, че за да се следи развитието на работите е нужно навременно представяне на данните за завършената работа и оценката на отделните участници за количеството оставаща работа. Необхоидмо е още е да се отчетат всички задачи, които изостават от графика и да се провери дали това влияе на крайната дата за завършване на проекта. Това означава не само да се проверят задачите, стоящи на критичния път, но и всички изоставащи, защото те бързо биха могли да се превърнат в критични и то с по-дълга продължителност от критичните задачи от основния график. Какво трябва да направи проектовият ръководител, когато планираната дата на завършване е застрашена? Да провери дали може да се отложи завършването на задачи, които не са критични или даже да се отложат за след завършването на проекта. Или да се ускори завършването на изоставащите задачи, като се използват повече ресурси, или да се опита да смени зависимостите между отделните работи (например да ги направи паралелни). Каквото и решение да се избере, много важно е проектовият ръководител да обсъди взимането на решението с клиента, като го запознае с евентуалните последици.

2. Финанси

Винаги интересна тема. Обикновено по нея проектовият ръководител трябва да запознае клиента с текущото състояние на плащанията, с актуалната стойност на бюджета, евентуалното въвеждане на промени и тяхната стойност и много важно нещо – очакванията на проектовият ръководител за стойността на проекта.

3. Качество на извършените работи

На базата на извършените проверки и проведените тестове проектовият ръководител трябва да документира качеството на завършените работи, използвайки регистър на несъответствията, в който се описват издадените доклади за несъответствие и резултатите от последващите действия. При проверка на качеството на работата на проектантите трябва да се използва регистър на коментарите, в който са отразени резултатите от прегледа на чертежите и спесификациите (колко често срещате такива) и направените препоръки.

4. Проблеми, инструкции, искове, промени и рискове

Ако проектовият ръководител иска да има доволен клиент и проект, който се движи без прекъсвания, трябва навреме да обърне сериозно внимание на проблемите, инструкциите, исковете, промените и рисковете, като използва подходящи управленски процеси (пак препоръчвам използването на регистри). Възникналите проблеми трябва да се решават веднага, след като те бъдат идентифицирани, за да може да се намали въздействието им върху проекта. Но исковете трябва да се оценяват спокойно и вземането на решение трябва да става, когато е събрана достатъчна информация. И все пак не трябва да се забравя, че този който повдига иска, трябва да го докаже. Въвеждането на промените трябва да става след тяхното одобрение от страните, особено от клиента, за избягване на по-нататъшни спорове. Поддържането на регистър на рисковете в различните фази на проекта е важна задача, за да няма неприятно изненадани в някой момент.

5. Здравословни и безопасни условия на труд

Тема, която се опитвам да не е на пето място, а по-напред. Не казвам, че постигам голям успех, но има и някои проблясъци. Изпробвал съм всякакви договорни условия с различен резултат и мисля, че читателите ще се съгласят, че спазването на техниката за безопасност е преди всичко свързана с нивото на култура на обществото и фирмите в частност, както и оценката за стойността на собствения ни живот. Все пак животът е един и ако ние не си го ценим, никакви договорни условия, глоби и контролни органи не биха ни помогнали. Все пак мисля, че една активна позиция на проектовите ръководители, подкрепени от клиентите, би дала сравнително добри резултати на този етап.

6. Информация, изискуема от участниците в проекта

Информацията може да бъде от различно естество - чертежи, спецификации, сертификати и декларации за съответствие на материали, инструкции за експлоатация и др. Навременното подаване на тази информация е важно, защото клиентът също има работи, които трябва да извърши (обучение на персонал, тестове, въвеждане в експлоатация), преди да започне същинското функциониране на съоръжението.

Отделно от проследяването на тези области, които са много важни за ежедневното развитие на проекта, проектовият ръководител би трябвало да се фокусира от време на време и върху цялостното състояние на проекта, т.е. да погледне стратегически, така че да “усети” пулса и здравословното състояние на проекта.

Провеждането на срещите по прогреса, следвайки набелязаните области, би отнело не повече от 40 мин. на седмица и би позволило на проектовия ръководител да открива проблемите доста рано и да управлява екипа си ефективно.

И един съвет – проектовият ръководител не трябва да превръща срещите по отчитане на прогреса в технически срещи. Това, че повечето участници в срещата са инженери, не означава, че те трябва да взимат решенията. Има си отговорни за техническите въпроси. Добър подход е да се изиска от изпълнителите да изпращат техническите и всякакви други въпроси достатъчно рано преди срещите, така че да има време за осигуряване на отговори.