НАДЦЕНЕНА ЛИ Е РОЛЯТА НА ПРОЕКТОВИТЕ РЪКОВОДИТЕЛИ

Не всички вярват на проектовите ръководители. Ето някои от оплакванията:
• Те се фокусират върху планирането и процесите и накрая не произвеждат никаква стойност;

• Те използват спесифичен език и произвеждат само хартия, графики и анализи, за да оправдаят непускането на продукта в производство или съоръжението в експлоатация;

• На тях им липсва експертиза в конкретната област на проекта и всъщност не знаят как да произведат резултатите на проекта.

Това лошо ли е?
Трудно ми е да приема, че проектовите ръководители не знаят какво правят и че причиняват повече вреди отколкото ползи. Но все пак това е представата, която битува у мнозина.

Срещал съм много добри и способни проектови ръководители. Всъщност повечето могат да бъдат поставени в тази категория. Обаче това не означава, че всеки е компетентен или че даже добрите са перфектни. Това е една от причините (но не единствената) поради, която много от проектите продължават да се провалят или търпят големи преразходи или удължения на времетраенето. Да си бил успешен проектов ръководител в миналото наистина създава увереност у клиентите, че ще бъдеш успешен и в бъдеще. Обаче за това няма никакви гаранции. Само си помислете за някои Ваши проекти. Понякога проектовите ръководители са били успешни в миналото, но нямат опит в конкретната област, в която трябва да ръководят настоящия проект.

• Няма никаква гаранция, че всеки проект ще бъде успешен. Но без съмнение голямата част от изследванията показват, че повечето инициативи трябва да се дефинират, планират и организират като проект. Съществуват много примери, показващи успешен край на инициативи, базирани само на уменията и таланта на членовете на проектния екип, но сравнени с останалата част от проектите те не са много;

• Проектовите ръководители трябва да се фокусират върху резултатите, а не върху процесите. Обаче процесите са тези, които създават рамката, необходима за постигане на резултатите. Проекти, които не съдържат в себе си процеси или имат лоши процеси със сигурност няма да бъдат успешни.

• Има способни хора с възможности и дори такива, които специализират в полето на проектовото ръководство. Ако те прилагат своите умения коректно, проектът има доста по-голям шанс да завърши успешно в сравнение с проект, в който не се прилагат процесите на проектовото ръководство

• Някои хора смятат, че проектовият ръководител трябва да има опит, в областта на конкретния проект, за да бъде той успешен. Други смятат, че добрият проектов ръководител може да бъде успешен във всеки тип проект, без значение дали има опит в конкретната област на проекта. Виждането ми е, че опитът в конкретна област е много важен, но само той не стига. Срещал съм успешни проектови ръководители без опит в конкретната област, но съм и срещал проектови ръководители, опитни в конкретна област, но без опит в проектовото ръководство. Познайте кои се представяха по-успешно. Първите.

• Използваните в един проект процеси от проектовото ръководство трябва да бъдат съобразени с мащаба и сложността на конкретната работа. Ако се приложат твърде много процеси на малък проект, работата ще се проточи повече от необходимото и всички ще бъдат разочаровани. Обратното обаче също е вярно. Недостатъчно процеси на един голям проект също биха намалили шансовете проектът да завърши успешно.

• В края на краищата един проект съществува заради резултатите от него. Дори да разполагате с най-добрите процеси, ако не постигате целите на проекта, това означава, че същият е неуспешен.

В заключение искам да кажа, че проектовите ръководители наистина произвеждат стойност в един проект. Така сочат и проведените проучвания. Това означава, че те наистина не са надценени. Но също така на всички проектови ръководители трябва да им стане ясно,че те са в проекта, за да произведат стойност, а не да прилагат процеси. От друга страна за всички, които мислят, че проектовите ръководители са богопомазани, би било добре да се попитат членовете на проектовия екип. Те със сигурност не мислят така. Ако пиедесталът, на който седят проектовите ръководители, е твърде висок, може би е време да бъде свален по-ниско. Може би до нивото на членовете на проектовия екип.

ПРИНЦИПЪТ 80/20 НА ПАРЕТО

Вилфредо Парето, италиански икономист, открива този принцип през 1897 г., когато установява, че 80% от земята в Англия (и във всички страни, които били изследвани впоследствие) е собственост на 20% от хората. Теорията на Парето за предвидимия дисбаланс сега се прилага във всеки аспект на съвременния живот.

Просто казано правилото 80/20 показва, че съотношението между усилията, които влагате в една работа и резултата от тях почти никога не е балансирано – 20% от усилията раждат 80% от резултата. Стремежът е човек да се научи да открива тези 20%, да се концентрира върху тях, за да ползва най-рационално своето време. Ето два трика, за да развиете това мислене:

Огледайте се за хората около Вас: Двадесет процента от Вашите колеги и сътрудници Ви дават 80% от подкрепата, от която имате нужда. Те са хората, на които може да разчитате. Погрижете се за тях. По същия начин сигурно бихте посочили Ваши приятели и членове на фамилията, които биха направили всичко за Вас, тогава когато е необходимо. Постарайте се да покажете Вашето признание към тях.

Прегледайте Вашата работа. Задайте си въпроса: Какво искам да постигна, какво всъщност искам да направя с живота си и със своето време? Върху кои 20% от моята работа и живот трябва да се фокусирам?

Прилагане на правилото 80/20

Дори да сте скептични относно това твърдение следвайте правилото 80/20 за няколко дена, за да видите какво ще се случи.

Четете по-малко. Изберете 20% от вестниците и списанията, които получавате и са най-ценни за Вас. Четете тях и изхвърлете останалите.

Бъдете осведомени. Информирайте се за технологичните постижения, но помислете за тези 20%, които наистина са от значение за Вас и изоставете навика си да гледате всичко по “Discovery channel”.

Най-важното. Като напреднете с прилагането на принципа си спомнете Вашите ценности. Нека те управляват избора на Вашите решения. Постепенно ще престанете да се концентрирате непрекъснато върху 20% от нещата.

Как използвате времето си в момента

Ето няколко признака, които ще Ви ориентират:

Вие сте в 80-те процента, ако са налице следните действия от Ваша страна:

• Работите върху задачи, които други хора искат Вие да ги свършите, а Вие нямате никаква полза от това;

• Често работите върху работи с етикет “спешни”;

• Изразходвате от времето си за неща, в които не сте добри;

• Работите по-дълго върху задачи, които сте очаквали да траят по-кратко;

• Откривате, че се оплаквате непрекъснато.

Вие сте в 20-те процента, ако:

• Работите по задачи, които са свързани с Вашата цел в живота (предполага се, че сте наясно каква е тя);

• Правите неща, които винаги сте искали или Ви носят удоволствие;

• Работите по задачи, които не Ви харесват, но съзнавате, че са част от по-голямата картина;

• Възлагате на други хора работа, която не харесвате или не сте добри;

• Усмихвате се повече.

Защо разглеждам тази тема? В самото начало на един проект Възложителите задават въпроса какъв ще е бюджета. Да се отговори на този въпрос, без да се конкретизира каква е вероятността тези данни да се сбъднат е сериозна грешка, която се допуска от ръководителите на проекти. Назованите числа се запаметяват дълбоко в съзнанието на Възложителите. Впоследствие, когато тези числа се променят, което е нормално, Възложителите са безкрайно изненадани. В големите фирми днес се изполва софтуер, базиран на принципа на Парето и Монте Карло симулацията, за оценка на тази вероятност, който се фокусира върху 20% от работите. Трябва да се запомни обаче, че софтуерът не може да подобри качеството на оценката на бюджета, а само предвижданата точност. Също така трябва да се съпостави цената на този софтуер, която е значителна и резултата от неговото използване. И не на последно място, никой не може да замести добрата инженерна преценка и използването на надеждни данни за предвиждане на стойността на проекта.

ПРОМЯНА НА СТАНДАРТНИТЕ ФОРМИ НА ДОГОВОР

Попитайте група от професионалисти от строителната индустрия кое е най-важното условие в един договор и ще получите толкова различни мнения, колкото са хората в тази група. Дайте на същите хора стандартна форма на договор и спесифичните условия и без съмнение те ще погледнат само спесифичните условия и нищо повече.

Спесифичните условия, в зависимост от стандартната форма на договор, позволяват изменението на основния договор и точно тук се появява проблемът. Когато тези изменения не се направят с нужната грижа и задълбоченост, се получава един истински договорен “миш-маш”. Навярно всички сте виждали подобни договори.

Възможно е промяната на едно договорно условие да се отрази на други условия и да се наложи и тяхното изменение. Ако тази промяна не се вземе предвид, резултатът е договор, пълен с условия, които са противоречиви, несъстоятелни или и двете.

За съжаление тези грешки излизат наяве, когато страните по договора стигнат до спор и не са в състояние сами да постигнат споразумение. Тогава се налага те да потърсят юридическа помощ. Само ако договорът се чете в неговата цялост, има шанс такива противоречия да бъдат избегнати и коригирани преди неговото подписване.

Съществува мнение, че използването на стандартни договорни форми значително намалява разходите и времето за постигане на споразумение по условията на договора. Да, това е така, но също така съществува въпросът с прилагането на стандартните форми в конкретните условия и по-точно съставянето на спесифичните условия.

Обикновено промяната на договорните условия е не повече от една страница (продължителност на строителството, размер на неустойките, авансово плащане и др.) и все пак е нужно да се подходи предпазливо и внимателно, за да се предотвратят евентуални конфликти с другите клаузи в договора.

В много случаи обаче промените са толкова много, че се задава въпросът дали да се използва стандартна форма или да се създаде изцяло нов договор, подходящ за случая.

За съжаление твърде често лицата, отговорни за изпълнение на конкретен договор, не са прочели целия договор. Тези, които са отговорни за изпълнението на работите, обикновено четат частта, свързана с обхвата на работа. Тези, които са натоварени да се занимават с плащанията, четат клаузите, отнасящи се до условията на плащане. А хората, на които им е възложено администрирането на договора, четат съответните условия в общите и спесифичните условия.  Наблюденията ми показват, че след привидно дълго договаряне на условията, в последствие този договор се захвърля в ъгъла. Хората, занимаващи се с изпълнението на работите, не четат договорните условия и се стига до ненужни спорове, в които се влагат много неуместни емоции, поради явно непознаване на целия договор.

Поради характера на времето (минало и настоящо) и ниското доверие в съдебната система, често чувам снизходителни изказвания по отношение използването на договорните условия. Но навярно всички сте се сблъсквали с изрази от рода “кой нареди промяната”, “вие ми казахте, не помните ли” и т.н. Все пак всеки сам да избере как да управлява проекта си.

Мисля, че договорът трябва да  служи на всички участници в строителството като средство, което улеснява, а не усложнява постигането на главната цел. Той трябва да се използва така, както се използва инструкцията за експлоатация на уреди или машина –  чете се внимателно и без да се пропускат части от нея.

Привърженик съм на ясния и неусложнен език на договора и избягването на прекалено много юридически термини, защото разбирането на договора е от голямо значение за безпроблемното завършване на проекта. За съжаление не всички стандартни форми са написани на език, разбираем от занимаващите се със строителство и това прави тяхното четене трудно и досадно. Между другото, какво ще кажете за използвания език в  стандартните форми на FIDIC? Без да ги рекламирам, препоръчвам на всички, интересуващи се от темата, да прегледат стандартните форми на ICE (The Institution of Civil Engineers), JCT (Joint Contracts Tribunal) и EJCDC (Engineers Joint Contract Documents Committee).

В заключение искам да подчертая, че особено спесифичните условия трябва да се пишат на ясен език, като се има предвид как тези условия влияят на целия договор,  а преките участници в строителството трябва да четат договора в пълния му вид.